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4、功能概述

 

通過對物資的分類而采取不同的采購策略，通過系統提供的靈活的采購方式，如電子招（投）標、電子詢價、電子目錄采購、采購智 能分析、采購定單管理、采購審批權限控制等業務處理手段，高效率地完成各類物資的對外采購過程、提高采購透明度、降低直接采購成 本和采購業務的管理成本。

 

1) 詢報價管理

 

詢報價過程的記錄、審批與管理，系統可以與詢報價雙方進行數據交互，如詢價信息的發布、報價信息的獲取等工作。各參與報價的 廠商直接通過協同工作平臺完成詢價、報價過程。 采購方在網上發布詢價，供應商在網上報價，采購方可以在網上監控采購流程，在采購截止日期到期之后，采購方比較各供應商的產 品價格和性能，選擇合適的供應商，經審批通過后，最終確定采購方案。 通過系統的分析工具，可以對所發生的業務進行數據的匯總分析，包括采購總額、不同物資類別的采購數量、采購金額等。 提供與內部MIS系統的整合，使內部MIS系統可以對平臺中的工作進行更好的監控，供應商報價的進展和結果自動反映到內部MIS系統 中，內部MIS系統中詢價工作的報價數據接收、流程推進實現自動化。

詢報價過程的記錄、審批與管理，系統在需要與供應商進行數據交互如詢價信息的網上發布、報價的網上獲取等工作時，在內部MIS 系統與采購協同工作平臺之間進行數據自動交換，而對于供應商而言，其工作界面則是采購協同工作平臺所提供的詢報價管理界面。因 此，對于詢報價管理業務而言，需要同時進行基于內部MIS系統的詢報價管理模塊的開發和基于采購協同工作平臺的詢報價管理模塊的開 發，分別由采購方與供應商使用。各參與報價的廠商直接通過協同工作平臺進行報價。
 

 

2) 招投標管理

 

支持從創建招標開始，直至最終決標并生成采購訂單的整個招標流程。招標使買方和賣方可以請求對明確定義的貨物和服務進行投 標。在整個招投標過程中可對各個環節進行實時監控。 實現內部與外部的招投標信息共享，以平臺作為采購方與供應商的數據交換點和信息溝通點，最終的數據查詢和過程記錄可在內部 MIS系統中進行管理和檢索。采購方可通過接口從內部系統中進行執行進度查詢、接收供應商的付款申請等。

 

3) 采購管理

 

在采購方下達訂單之后，系統將一直跟蹤訂單的狀態，并記錄訂單的所有歷史活動，采購商可以隨時了解訂單的最近狀態和訂單的執 行情況，同時系統將保存每一次訂單的更改信息，為采購方和供應商查看訂單提供了依據。 提供與內部MIS系統的采購訂單模塊的完整接口，并延伸至物資到貨通知、驗收情況反饋等功能，可以使供應商將電子商務平臺做為 自身的供貨情況統一管理系統，而采購方則在內部MIS系統中記錄采購訂單和驗收數據的同時共享至供應商處。

 

4) 數據分析

 

通過系統的分析工具，可以對所發生的詢報價和招投標業務進行數據的匯總分析，可以對包括采購總額、不同物資類別的采購數量、 采購金額等進行圖形化的查詢。

 

5) 信息門戶

 

電子商務系統中的信息可以實時自動發布到采購網主頁中，主要包括最新的招標信息列表、詢價信息列表、采購方名單等。同時，在 電子商務系統登錄后的主頁中可以進行屬于登錄用戶個人的信息集成發布，如接收到的招標邀請、詢價邀請、可參與的招標工作、可參與 的詢價工作、關心的數據報表、關心的主要指標等。

 

6) 公司管理

 

除應有功能外，可改進供應商數據完善的過程，即采購方在確認并將供應商編碼和名稱添加到內部MIS系統后，數據可通過接口傳遞 至電子商務平臺并通知供應商來完成地址、聯系方式、帳號等數據的完善，以減少采購方進行公司管理的工作量和復雜度。 任何一個企業可以在平臺上申請成為獨立的企業會員，也可以申請為已注冊公司的子公司；每個注冊公司可以注冊成為采購商會員， 也可以成為供應商會員，平臺通過職能授權來確定每個注冊公司在平臺上的角色，每個公司內部也可以按照工作內容對不同的用戶分配不 同的角色，并通過職能授權為不同的用戶角色分配不同的管理權限。實現對平臺上每一個注冊公司、每一個注冊用戶的基于工作權限的管 理，保證平臺上的每一個公司只能對自己公司的信息和業務進行操作，每一個用戶只能在自己的工作角色中行使相應的職責。

 

7) 系統管理

 

除基礎的電子招投標系統管理功能外，在三個方面加強系統的靈活性和實用性，第一、為用戶提供統一的手機短信通知機制和手機訪問系統方 式；第二、統一的接口管理，為MAXIMO、IFS、BFS++等常用的國外EAM軟件及國內自主產品提供相應的接口程序并統一進行版本控制等； 第三、提供在線的即時通訊管理，可以在采購方、供應商之間提供溝通的有利手段。